Digitalisation des factures Fournisseurs et clients
Imaginez que vous puissiez vous libérer des activités qui absorbent votre temps, surtout en ce qui concerne la gestion des factures de vos fournisseurs et clients.
Digidoc Lux propose une solution innovante qui vous guide dans l’automatisation complète de vos opérations, depuis la collecte des factures jusqu’au circuit de validation et enfin, l’affectation comptable automatisée !
En quoi consiste la digitalisation des factures ?
La transition vers la gestion numérique des factures offre un défi particulier lorsqu’il s’agit de s’adapter aux diverses pratiques de facturation des fournisseurs, qui varient selon le mode de présentation et le canal de communication utilisé.
L’automatisation de la gestion des factures, tant pour les fournisseurs que pour les clients, implique la conversion des méthodes traditionnelles, basées sur le papier, en systèmes numériques efficaces. Cette transformation peut être réalisée de diverses manières. Pour les factures initialement en format papier, cela nécessite leur numérisation via des outils tels que les scanners, la technologie de lecture automatique des documents (LAD) et la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Pour les factures déjà numériques, qu’elles soient structurées ou non, le processus exige simplement leur intégration dans le système. Une fois numérisées, toutes les étapes de gestion des factures – du traitement initial à la validation, en passant par l’affectation comptable – peuvent être entièrement automatisées et digitalisées.
Schéma du processus de digitalisation des factures fournisseurs
La gestion électronique des factures fournisseurs
La numérisation des factures fournisseurs rend la gestion administrative de votre entreprise plus moderne, efficace, et optimise les coûts. En délaissant le papier pour un système numérique, vous gagnez en rapidité et en sécurité, améliorant la collaboration avec les fournisseurs par des échanges électroniques qui réduisent les erreurs et les délais.
Ce processus comprend cinq étapes essentielles pour une efficacité accrue :
- Capture de la facture : Numérisation et entrée dans le système.
- Contrôle et classement : Vérification automatique et organisation des factures.
- Workflow de validation : Circuit de validation pour approbation des paiements.
- Intégration comptable : Transfert des factures validées directement dans la comptabilité.
- Archivage sécurisé : Stockage sûr des factures pour un accès et une intégrité garantie.
Cette approche réduit les coûts liés au traitement manuel, améliore la productivité en éliminant les tâches répétitives, et sécurise les données grâce à la gestion électronique des documents.
La numérisation des factures fournisseurs est ainsi un levier clé pour l’efficacité et la sécurité de votre entreprise.
« Une GED efficace qui nous facilite la vie ! Le classement est intuitif et la prise en main a été rapide. Merci à Fabrice et toute l’équipe pour leur réactivité en cas de besoin. »
La gestion électronique des factures clients
La numérisation des factures clients transforme les documents papier en formats numériques, rendant les processus d’entreprise plus efficaces et écologiques. Cette évolution permet une automatisation complète de la facturation, réduisant le temps, l’effort, et les erreurs manuelles, ce qui augmente la précision et l’efficacité.
En outre, elle diminue les coûts d’impression, d’envoi, et de stockage, tout en améliorant l’expérience client grâce à un accès rapide et facile aux factures en ligne. Cela réduit aussi les délais de paiement. Sur le plan écologique, elle favorise un environnement plus sain en diminuant l’utilisation du papier et les émissions de CO2.
Adopter la dématérialisation signifie donc opter pour une gestion plus efficace, renforcer les relations clients, et contribuer à une démarche durable.
Dans le cadre du traitement dématérialisé de la facture client avec notre logiciel, les trois étapes clés suivantes sont mises en avant :
Enregistrement ou Capture de la Facture : La première étape implique la numérisation et l’entrée de la facture dans le système.
Contrôle et Classement Automatique : Suite à cela, les factures sont automatiquement vérifiées et organisées, simplifiant leur gestion.
Choix du Mode d’Envoi : Enfin, en fonction de leur traitement, les factures peuvent soit être expédiées par courrier postal, soit par email sécurisé, soit transmises directement via le réseau Peppol, offrant une flexibilité et une adaptabilité aux besoins des clients et aux normes de sécurité.
Schéma du processus de digitalisation des factures clients
